事務の人手不足は、単なる採用難の問題ではありません。業務量の増加や属人化、評価されにくい構造など、複数の要因が重なった結果として多くの中小企業で慢性化しています。
人手不足を放置すると、現場の疲弊からミスの増加を招き、経営にも影響を及ぼしかねません。
本記事では、事務の人手不足が深刻化している背景とリスクから、今すぐ検討すべき対策を解説します。
事務の人手不足に課題を感じている経営者や担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
なぜ事務の人手不足が深刻化しているのか
事務の人手不足の背景には、さまざまな問題が存在します。
ここでは、事務職を取り巻く環境がなぜ厳しくなっているのかを解説します。
事務業務が増え続ける一方で採用が難しくなっている
近年、事務業務は確実に増加しています。
法令対応や契約管理、請求・支払い業務の複雑化に加え、社内外とのコミュニケーション手段も多様化しました。
DXの流れもあり、メール・チャット・オンラインツールへの対応が日常化し、細かな確認作業や調整業務が事務担当者に集中しています。
しかし、こうした業務増加に反して、事務職の採用は容易ではありません。
求職者から見ると「業務範囲が広く、実態が見えにくい」職種になりがちで、条件面やキャリアパスが明確でない場合、応募自体が集まりにくくなります。
結果として、必要な人員を確保できず、既存の事務担当者に業務が集中する状況が生まれてしまうのです。
属人化と評価されにくさにより人材の定着率が低くなっている
事務業務は、長年勤めている事務担当者に依存してしまっているケースが多いです。
そのため、業務内容がマニュアル化されにくく、「この人でなければ分からない」状態、いわゆる属人化が起こりやすい傾向があります。
属人化が進むと、業務を引き継ぐ負担が大きくなり、新しい人材も定着しにくいです。
また、事務職は成果が数値で見えにくいため、評価されにくいと感じやすい職種でもあります。
業務量が多く、責任も重いにもかかわらず、正当に評価されていない状況が続けば、離職につながるのは自然な流れでしょう。
このように、業務の増加と採用難、属人化と評価構造の問題が重なり、事務の人手不足は、構造的な課題として深刻化しています。
事務の人手不足を放置した場合に起こるリスク
事務の人手不足は、目に見えにくい分、後回しにされやすい課題です。
しかし、対応を先送りにすると、現場だけでなく経営全体に影響が広がっていきます。
ここでは、特に中小企業で起こりやすいリスクを紹介します。
現場の疲弊が原因のミス増加による経営への影響
事務の人手が足りない状態が続くと、まず現場に無理が生じます。
本来であれば分担できる業務を、限られた人数で回し続けることになり、「余裕がない」状態が常態化してしまいます。
こうした状況では、注意して業務に取り組んでいたとしても、確認漏れや入力ミス、対応遅れが発生しやすいです。
この問題で重要なのは、ミスが起きる原因が個人の能力や姿勢ではない点です。
しかし、事務のミスは、取引先からの信頼低下や社内での作業増加につながってしまいます。
場合によっては、請求漏れや支払い遅延など、直接的な損失に発展するケースもあるでしょう。
そのため、現場の疲弊を放置することは、結果的に経営リスクを高める行為なのです。
残業代や採用・育成コストの増加
人手不足に対して、既存の人材で業務を回そうとすると、残業が増えやすくなります。
繁忙期だけでなく、日常的に時間外労働が発生する状態が続けば、残業代の増加は避けられないでしょう。
また、長時間労働が常態化すると、さらなる離職を招き、人手不足が加速する悪循環に陥ってしまいます。
一方で、人手不足を解消しようと無理に採用を進める場合も注意が必要です。
採用市場が厳しい中での募集は、広告費や紹介手数料が通常よりも高額になりがちです。
さらに、採用後すぐに業務を任せられるとは限らず、育成にかかる時間とコストも発生します。
ここで見落とされがちなのが、かかるコストの性質の違いです。
採用後の給与は固定費であり、支払額に応じて社会保険料などの負担も増えます。
一方、外注費や業務委託費は課税対象経費として扱われ、柔軟性が高い点が特徴です。
人手不足対策を検討する際には、単に金額の大小だけでなく、こうしたコストの性質も踏まえて判断すると良いでしょう。
事務の人手不足対策は大きく3つの方法に分けられる
事務の人手不足に直面したとき、多くの企業は「新しい人材を採用するかどうか」で悩みがちです。
しかし、実際の対策は採用以外にも複数存在します。
重要なのは、自社の状況に合わない方法を選ばないことです。
事務の人手不足対策を3つに整理して解説します。
業務を減らす｜無駄な作業を見直す業務整理・棚卸し
1つ目は、そもそもの業務量を減らすという考え方です。
事務の人手不足が起きている企業を見ていくと、昔からの慣習だからと「やらなくても問題ない業務」が残っているケースは少なくありません。
例えば、二重入力や不要な報告資料、目的が曖昧な定例作業などは、業務を棚卸しすることで見直し・削減できる可能性があります。
人手が足りない状況では、新しい対策を足す前に、まず業務を整理してみましょう。
事務代行のビジネスアシスタントでは、この業務整理・棚卸しからサポートしています。
現在どのような事務業務が存在しているのかを洗い出し、優先度や外注可否を整理することで、「どこを任せるべきか」「何を社内に残すべきか」を見える化します。
闇雲に外注するのではなく、業務構造を理解したうえで判断できる点が大きな特徴です。
仕組みで補う｜DX・自動化による省人化
2つ目は、仕組みで人手不足を補う方法です。
具体的には、システム導入やツール活用によるDX、自動化による省人化などです。
請求書発行やデータ入力・スケジュール管理など、定型的な業務はツールで代替できるケースも増えています。
ただし、DXや自動化は「導入すればそれでOK」というものではありません。
業務フローが整理されていない状態でツールを入れると、かえって現場の負担が増えることもあります。
事務の人手不足対策としてDXを選ぶ場合は、「どの業務を、どこまで自動化したいのか」を明確にしたうえで進めることが重要です。
人に任せる｜外注・事務代行サービスの活用
3つ目は、業務を人に任せるという選択肢です。
採用ではなく、外注や事務代行サービスを活用することで、人手不足を補う方法です。
この方法の特徴は、固定費を増やさずに、特定の業務だけをアウトソーシングできる点にあります。
特に事務業務は、業務範囲が広く属人化しやすいため、人手が1人増えても解決しないケースも少なくありません。
外注や事務代行を活用すれば、業務負担を減らすことができ、担当者がより本質的な業務に集中できるようになります。
また、業務量の増減に応じて依頼を調整しやすい点も、人手不足対策としておすすめできる理由の1つです。
事務の人手不足を解消するための準備と考え方
事務の人手不足に対して、ツール導入や外注、採用といった対策を検討する前に、必ず押さえておきたい前提があります。
以下では、前提と対策を見極める判断軸を解説します。
対策を選ぶ前に業務の可視化を行う
事務の人手不足を感じている企業ほど、「とにかく忙しい」「手が回らない」という感覚が先行しがちです。
しかし、その状態のままでは、何が原因で人手が足りないのかを正確に判断できません。
まず取り組むべきは、事務業務の可視化です。
日々の業務を洗い出し、誰が、どのくらいの時間をかけて行っているのかを整理しましょう。
業務を可視化することで、すぐに改善できるポイントが分かることも少なくありません。
実は不要だった作業や、他の方法に置き換えられる業務が見つかることもあるでしょう。
自社に合った対策を見極める判断軸
業務を整理したあとは、どの対策が自社に合っているかを判断します。
「人が足りないから採用する」「忙しいから外注する」といった短絡的な判断は避けましょう。
判断の軸として考えたいのは、業務の性質と将来の見通しです。
定型的で繰り返し発生する業務であれば、仕組み化や外注が向いているでしょう。
一方で、人の判断や調整が必要な業務は、外注・仕組み化には向いていません。
また、今後の事業規模や業務量の変化も考慮する必要があります。
一時的な人手不足なのか、今後も発生する課題なのかによって、選ぶべき対策は異なります。
このように、事務の人手不足対策は、正解が1つではありません。
自社の業務構造や経営状況に照らし合わせながら、無理のない形で選択することが、結果的に問題の解決につながります。
事務代行サービスの「ビジネスアシスタント」を活用するメリット
ビジネスアシスタントを活用いただくメリットは、事務の人手不足を「一時的な人員補充」ではなく「業務構造の見直し」として解消できる点にあります。
多くの中小企業が抱える事務の人手不足は、採用の難しさや育成コストの高さに加え、業務の属人化や引き継ぎリスクが背景にあります。
このような構造的な問題に対しては、単に人を増やすだけでは根本的な解決になりません。
ビジネスアシスタントでは、支援の初期段階で事務業務の棚卸しを行い、現在どのような業務が存在しているのか、どこに負荷が集中しているのかを整理します。
そのうえで、外注すべき業務と社内に残すべき業務を切り分けます。
このプロセスにより、業務全体の把握ができ、依頼プランも自動的にできあがります。
また、個人ではなくチーム体制のため、特定の担当者に依存しない運用が実現可能です。
引き継ぎや急な欠員によるリスクを抑えられる点は、内製化だけでは得にくいメリットです。
コスト面でも、固定費を増やさずに事務体制を整えられる点は大きなメリットです。
採用による人件費や育成コストを抑えつつ、必要な業務量に応じて柔軟に依頼できるため、事業の成長段階や業務量の変化にも対応しやすくなります。
もちろん、インボイス登録事業者であるため、経費・税制面の心配もありません。
事務の人手不足に課題を感じている場合には、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ
事務の人手不足対策で重要なのは、安易に採用を進めることではなく、事務業務を見直すことです。
業務量の増加や属人化が進んだ状態で人手不足を放置すると、現場の疲弊からミス増加につながり、結果として経営リスクを高めてしまいます。
対策は、業務を減らす、仕組みで補う、人に任せるという3つに整理できます。
中でも、外注や事務代行の活用は、固定費を増やさずに事務体制を整えられるおすすめの選択肢です。
ビジネスアシスタントでは、業務の棚卸しからサポートし、無理のない形で事務体制を整える支援を行っています。
事務の人手不足を根本から見直したい方は、ぜひ一度ご相談ください。
